那些專業(yè)的商業(yè)報告,頁腳中的頁碼已然是一個文檔的標配。(下圖為凱度:2016年全球快速消費品電商研究報告節(jié)選)
要在PPT中的固定位置添加頁碼以及版權(quán)信息文本等,你需要執(zhí)行兩個步驟的操作:
打開頂部菜單【視圖】——【幻燈片母版】視圖,在左邊縮略圖最上的幻燈片母版上,確定一下(圖一位置頁腳)已被勾選,然后通過(圖二)所示,調(diào)整頁腳文本框,包括位置、文本大小和顏色等細節(jié)(<#>是頁碼表達式,不能改動!但可以在之前添加入P<#>或Page<#>)。
確?;脽羝赴妫▓D一)下的各個版式位置都有顯示頁腳,可以通過頁腳按鈕(圖二)控制當(dāng)前版式是否顯示,比如首頁不顯示可以去掉勾選。
關(guān)閉【母版視圖】,回到編輯視圖下,打開頂部菜單【插入】——【頁眉和頁腳】,在彈出的菜單中勾選需要開啟的內(nèi)容,添加“頁腳”后,還可以輸入指定的內(nèi)容(通常為公司/部門名稱,版權(quán)信息等),這些內(nèi)容將固定顯示在幻燈片中的每一頁。
注意要勾選“標題幻燈片中不顯示”已確保頁眉頁腳不在首頁出現(xiàn)。最后點擊【全部應(yīng)用】按鈕。
如果幻燈片當(dāng)中有些頁面頁眉頁腳吧被誤刪,或者位置被重新編輯過,你發(fā)現(xiàn)在以上第二部操作中,對應(yīng)選項已經(jīng)被勾選,怎么辦?
先清空勾選項,點擊【全部應(yīng)用】,再回過來重新勾選并點擊【全部應(yīng)用】,類似于刷新的動作。
屏幕閱讀的報告類型的PPT,頁碼這樣的小細節(jié),能更方便于溝通和呈現(xiàn)專業(yè),當(dāng)然,根據(jù)需要,不同的版式,比如首頁,章節(jié)頁等可以不做顯示。
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標題:職場TIPS#第09期#PPT中頁眉頁腳的那些事
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前提
這篇文章所針對的,是用 PPT 做報告。
信息量大,只在屏幕上看或者用來打印來閱讀的,不用去投影講。
用于推介或路演需要現(xiàn)場去講的 PPT 是另一種類型,設(shè)計方法另有不同了。
關(guān)于演講輔助還是屏幕閱讀,沒搞清楚的同學(xué)建議看看這篇↓↓↓
一提到把 PPT 做的“專業(yè)”,好多人就抱怨不懂設(shè)計。
我就見過很多非設(shè)計出身的朋友, PPT 做的很贊,也因此獲得了晉升的機會。
讓 PPT “看起來專業(yè)一些”,這事本身不復(fù)雜,利用 PPT 的功能,養(yǎng)成一些編輯操作的習(xí)慣。
制作效率提升的同時,專業(yè)性也上來了。
首先是要給觀眾一個和諧的印象,
其次是內(nèi)容讀起來簡單用,易理解。
當(dāng)然文字的內(nèi)容邏輯是前提了,有了內(nèi)容才能設(shè)計。內(nèi)容邏輯的部分需要提升的同學(xué),建議參看看咨詢公司的入行必修書《金字塔原理》。
這里只討論設(shè)計的形式表現(xiàn)。
那些看起來專業(yè)的設(shè)計,都有一些共性:
統(tǒng)一,規(guī)整,簡潔。
意思大家都懂,關(guān)鍵是PPT里怎么具體實現(xiàn)?
就是建立規(guī)則,保持一致性。
PPT 報告中的統(tǒng)一,落實在 PPT 上大體有三點。
當(dāng)你讀一本書,瀏覽一個網(wǎng)站,使用一個 APP 的應(yīng)用,
留意一些文字,有發(fā)現(xiàn)使用了 N 種不同的字體嗎?
都很統(tǒng)一吧,所以我們閱讀起來流暢,看著舒服。
但是 PPT 不同。
你習(xí)慣 Ctrl+C 和 Ctrl+V 拷貝粘貼文字,結(jié)果文本格式也帶過來了。
打開 PPT 的高級屬性看看,再經(jīng)歷了 N 次的編輯之后, PPT 里是不是出現(xiàn)了各種各樣的字體?
網(wǎng)上字體字庫一大堆,各種好看,還有教程,
但要 hold 住了,你不是設(shè)計師在做一張海報,況且字體有版權(quán)問題,尤其是中文,慎重!
我經(jīng)常在上課時問大家有沒有來過這里選色的。
好多人笑著說,在這里就是憑感覺選擇了,大家拼的是各自的喜好。
我們用不同的顏色,無非是想表達區(qū)分和強調(diào),結(jié)果選著選著,文檔中的色彩就多起來了。
而色彩上,你得學(xué)會做減法。
利用 PPT 中的“主題顏色”概念,定義12個顏色(主要是中間的六個填充色),
然后在一個 PPT 文檔的設(shè)計時,只用主題顏色,保持色彩統(tǒng)一。
PPT 2013 版本內(nèi)置的主題顏色里可以先挑挑看,
然后可以試試看NT工具中的“色彩庫”功能,
兩種方式都可以一鍵替換主題顏色,簡單,省事。
版式是 PPT 非常強大的一個概念,對于報告呈現(xiàn)中的相同布局排版,利用版式規(guī)則來完成,效率更高。
微軟給我們默認有11個版式,但你可以根據(jù)需要,在【視圖】菜單下的【幻燈片母版】中編輯和創(chuàng)建新的版式。
講到版式,還需要提一個概念,叫做“占位符”。
簡單點說,占位符是頁面上預(yù)留一個放置內(nèi)容的位置,內(nèi)容可以是文字,圖片,圖表等,占位符的好處是可以通過【開始】菜單中的“重置”來“復(fù)原”的。
所以作為一份專業(yè)的報告類型文檔,整理出那些固定的布局,做成版式,在復(fù)制粘貼中,如果再發(fā)生格式不一致,位置偏移,大小錯位等的,就可以通過"重置"來保持相同版式的統(tǒng)一。
HP 的 PPT 模板中,一共預(yù)設(shè)了 31 個版式,如此強大。
額外提醒一下,如果你習(xí)慣在“粘貼選項”中選擇了保留原格式,保持頁面前后一致,那很可能最終這份文檔做下來版式多的嚇人。
規(guī)整是什么?就是對齊,對齊,對齊!
你得承認,做 PPT 我們都是有強迫癥的,
大家都在努力的對齊那些凌亂的文本框和圖形,
想"排排齊"這個簡單的訴求,卻耗費精力,
有多少個加班的日日夜夜,你是在反復(fù)折騰在做PPT這件事兒上呢~
這里提幾個功能和快捷鍵,幫你解脫,別再把青春耽誤在PPT上了...
開啟標尺除了調(diào)整那些特別奇葩文本框的段落縮進外,主要是為了畫參考線做標準。
標尺和參考線,在【視圖】菜單下勾選,參考線快捷鍵 Alt+F9
對齊工具在【開始】菜單下的【排列】中,建議右鍵添加到快速訪問工具欄。
養(yǎng)成習(xí)慣后,
Ctrl+Shift+鼠標左鍵拖拽復(fù)制,再配合F4鍵,
你就能在做圖的同時,完成排列對齊了。
??
不是一再的刪減文本,而是以內(nèi)容邏輯為主,直觀呈現(xiàn),簡化設(shè)計。
屏幕前讀報告和現(xiàn)場看路演雖然都是信息傳遞和接收的過程,但信息量是不同的,受眾的訴求點也是不同的:
屏幕前閱讀報告看重內(nèi)容。
那么,能用一個純色的圓來表現(xiàn)突出的,為什么一定要畫成一個立體的球呢?
路演 PPT 產(chǎn)生印象。
必要的視覺沖擊力,可能更能產(chǎn)生共鳴,影響,甚至感動。
對于閱讀類型的 PPT 報告文檔來說,去效果化,就是簡化設(shè)計的直接方式。
摒棄那些 3D 化,高光,立體,陰影的各式效果,
別在為了“好看”而修飾,小心會暴露了你的審美...
1,慎用PPT中的各種圖形樣式效果
2,利用格式復(fù)制的快捷鍵, Ctrl+Shift+C 和 Ctrl+Shift+V 保持現(xiàn)狀樣式的統(tǒng)一
如果你想再省點事的做 PPT 報告,
利用下NT工具中的“一鍵統(tǒng)一”和加強版的“對齊工具欄”,以及“色彩庫”功能(NT的介紹和下載參閱:“一鍵化”設(shè)計,讓PPT變的簡單起來!)
還嫌不夠的話,那就期待下NT的下一個版本:
“一鍵去效果化”
“一鍵添加布局參考線”
“一鍵統(tǒng)一色彩”
...
或許再研究下去的話,
“一鍵”把你得白板文字變成專業(yè)的 PPT 文檔也不是沒有可能了~
總歸希望給大家提供一些方便,
讓 PPT 設(shè)計變得簡單起來。
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標題:職場TIPS#第10期#咨詢公司專業(yè)的PPT報告是怎樣煉成的
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]]>內(nèi)容多的PPT確實讓人頭痛。
尤其是再遇到一個強迫癥患者
這樣的PPT看起來不僅僅是有壓力了,
更讓觀眾覺得恐怖~
PPT看起來“內(nèi)容多”大體分為兩種情況:
·文字很多 (有些文字是無法再刪減的)
·排版太滿 (設(shè)計導(dǎo)致的排版布局問題)
前者屬于真正意義上的內(nèi)容多:
成段的文字從word拷貝到PPT中,再加上Excel中過來的數(shù)據(jù)圖表,表格,讓整個頁面顯得密集。
當(dāng)然,如果把下面的英文換成中文,再默認成宋體,那估計還要更擁擠一些了。
但不得不承認,從我們07年開始經(jīng)歷PPT設(shè)計項目以來,這其實就是很多PPT報告的真實現(xiàn)狀了:
文字多,又沒有辦法再刪減,設(shè)計這樣的PPT報告頁面,給各位幾個能用到的方法策略:
1.縮小字號。既然文字減少不了,那就減小字號。作為報告屏幕閱讀用途的PPT,別太擔(dān)心觀眾“看不清”的問題,即使小到8號字,無論打印還是屏幕瀏覽都沒問題的。
2.改行距。中文PPT報告留意下行距的問題了。PPT中默認的1.0的行距,讓中文讀起來更“費勁”,試著改成1.2看看 。更多請參閱:魯迅:我不讀沒有設(shè)好行距的文章
3.開啟參考線(Alt+F9),規(guī)范內(nèi)容范圍。更多請參閱:參考線——讓 PowerPoint 更專業(yè)規(guī)范
4.頁面模塊化。將相關(guān)聯(lián)的內(nèi)容組合(Ctrl+G),離著近一些。
5.突出你的重點。
6.顏色上做減法,避免多余的色彩。
案例圖由 iSlide 演示設(shè)計提供
這又是一張看起來“內(nèi)容多”的PPT頁面,文字并沒有多少,大部分屬于布局排版的問題了。
如果希望這張頁面看起來能夠再專業(yè)一些,
除了以上提到的方法外,設(shè)計上還會考慮的問題是:
于是,改進之后
案例圖由 iSlide 演示設(shè)計提供
其實通過前后的對比,大部分的朋友已經(jīng)感覺到了,
即使看起來再復(fù)雜內(nèi)容,都可以通過優(yōu)化,讓頁面看起來整齊,干凈一些。
具體的系統(tǒng)性方法,請參閱:咨詢公司專業(yè)的PPT報告是怎樣煉成的?
Before&After,應(yīng)該是比較直觀的比較了,
有對比才能看出問題,和作出改進的嘗試。
作為一份專業(yè)的PPT報告,統(tǒng)一的風(fēng)格是設(shè)計的前提。
最后,留一份完整版的PPT源文件供大家下載參考,學(xué)習(xí)!
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標題:Before&After#內(nèi)容多的PPT報告怎么破?
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PDF文章版
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]]>
好像一直都井水不犯河水
你走你的陽光道
我過我的獨木橋
看似毫無關(guān)聯(lián)的兩個元素相互碰撞
說不定就產(chǎn)生了奇妙的效果
留心觀察
生活中有各種各樣的圓形物體
比如蛋糕,籃球,西瓜,杯子等等等等
只要是圓形的
那我們就可以用來制作餅圖
需要表現(xiàn)數(shù)據(jù)的時候
試試用生活中與其相關(guān)聯(lián)的圓形物體試試吧
做一個有趣好看又實用的創(chuàng)意餅圖
圖片與圖表的完美結(jié)合
并對圖片進行處理:如裁剪掉不需要的部分
在開始菜單插入圖表,選擇餅圖
雙擊數(shù)據(jù)標簽可以選擇顯示百分比
插入的圖表無法直接三維透視怎么辦
]]>下載信息
標題:i妙招#第03期#-霸道圖表之圖片嫁給我之餅圖
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其實之前有寫過一篇文章也在說這個嚴重的問題,標題叫做:
[為什么 PPT 打開 / 保存會變的很慢?]
先說說問題。
微軟官方的定義比較繞,簡單點說就是由不同的占位符組成的固定頁面布局叫做版式。
當(dāng)我們新建一個 PPT 文檔,微軟給出的默認頁面都是長這樣的,其實它叫做:標題幻燈片版式,請注意,這是一個首頁的“版式” ↓↓↓
第二頁之后就開始都長成這樣的了,官方的名稱叫做:標題和內(nèi)容版式 ↓↓↓
其實版式不止這兩個了,如果你點開【開始】菜單下的【版式】按鈕,就會發(fā)現(xiàn), PPT 里默認的一共有 11 個版式!
當(dāng)然,以上只是造成問題的前提了,那么11個,怎么就變成了 16115 個了呢?
曾經(jīng)不止一次的被問及這個問題:
為什么 PPT 打開 / 保存會變的很慢?
當(dāng)鼠標變成一個 loading 的圓圈轉(zhuǎn)個不停,我們只能一臉無辜的坐在電腦前,盯著眼前的那個變灰的 PPT 文檔干等嗎?
直到有個朋友在試過了 N 種方法,仍然無法解決“打開慢”的問題后,發(fā)來了一個 PPT 文檔讓我看一下:
只有 8M 的 PPT ,不算大,即使都是圖片,按照現(xiàn)在的硬件配置,也不至于打開很慢。
再一看后綴是 " .ppt " , 2003 版本的老格式了,用高版本 PPT 打開會檢查兼容性,也會有速度的影響。
大致的看下來,這是一個很普通的 PPT 文檔了,也可能嵌入了特殊字體的原因,導(dǎo)致速度慢。
但后來發(fā)現(xiàn):
這真是一個“超級無敵”的 PPT 文檔!
之所以“超級無敵”,是因為一般配置的電腦都不一定能打的開這個 PPT ,即使在我們的渲染級的臺式機上,頭兩次打開都是這樣的:
如果你沒忍住,在亂點兩下的話,就徹底悲劇了?。?/p>
最后終于打開了,真是神了個奇,只有 12 頁!??!
檢查后發(fā)現(xiàn)
都沒有問題的話,那就再來看看【版式】吧!
來個特寫~
最后,用一組數(shù)字,來說下這個令人尷尬的慢!16115 個版式?。?/p>
在這個只有 12 頁的 PPT 中,一共存在有 16115 個版式?。。?/strong>
(請把目光移動到截圖中右邊的滑動條上)
PPT 中用的最多的快捷鍵是 CtrL+C 和 CtrL+V 這個大家都承認過的吧,當(dāng)整個頁面拷貝時,會出現(xiàn)粘貼選項按鈕。
三個粘貼選項分別是:
如果選擇 2 「保留原格式」,那么,每次頁面之間的拷貝粘貼會把當(dāng)前頁面所對應(yīng)的整套版式也帶到目標 PPT 中(微軟在 PPT 中默認有 11 個版式,也就是說在不改變默認的情況下,整頁拷貝有可能會把 11 個版式重新復(fù)制一遍過來!)
盡管版式本身不太占據(jù)文檔體積,但是習(xí)慣性的操作讓這個數(shù)量級變得龐大。(看看 PPT 里記錄的這些編輯時間和次數(shù)的數(shù)據(jù),再乘以下復(fù)制粘貼的動作算算看~~)
結(jié)果就是這樣的:我們又可以同這個 12 頁的 PPT 愉快的玩耍了~~
【整理版式】只是目前 NT 插件里的一個基本功能,
目前我們正在對 NT 進行優(yōu)化升級,還有更多一建化功能來輔助編輯,讓 PPT 設(shè)計變得簡單起來!歡迎關(guān)注!
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